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泛微OA电子化费控管理方案:报销更方便,费用更可控


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注册:2021-09-15
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信誉:查看资质
发布人:泛微oa华南总部
发布日期:2021-12-03 13:57:46
刷新日期:2021-12-03 13:57:46
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企业在实际管理过程中,涉及的费用类型多、对应的标准各不相同、费用管控的方案复杂、处理量大。

员工:报销过程复杂,单据信息混乱,如何快速便捷报销?

领导:业务、项目条线的费用支出情况如何快速知晓掌控?

财务:单据审核、分类工作量大,如何快速处理规避风险?……


以业务财务融合为核心,以智能化、平台化、全程电子化的OA系统为基础,为企业提供全面的费用管理应用。

 

>>助力组织实现:

• 全程电子化的费用管理体系:从费用的申请、审核、预算对接、发票管理、商旅集成、银企支付、电子存证到凭证生成全过程管理。

• 智能化的费用业务处理技术:如智能发票识别、智能合规检查等。

• 与外部系统集成对接的能力:通过与预算模块对接,还可以实现多维度预算及费用标准的自动化管控。通过与外部商旅、采购等平台对接可以实现在线商旅订票与在线企业采购。

 

<strong><span style="color: #ff0000;">全程电子化费控管理平台应用特色</strong></span>

一、费用管理体系全流程驱动

通过流程建立所有费用类型的审批原则,实现自动化的规则流转。通过流程实现从预算费用事前控制、费用事后审批的全过程控制。

通过强大的流程引擎,将企业内的所有费用类型总结提炼成多个电子报销单据。

 

• 费用申请:费用事前申请审批通过后,自动触发借款子流程,支持个人借款和对公预付等多种类型,无需单独提报借款流程。

 

• 借支管理:业务如涉及大金额垫资等情况,在业务事前申请可以选择“借款”自动触发借款子流程,系统可根据员工信用管理模块自动获取员工最大借款金额并进行管控。

借款流程自动关联流程、项目、客商等信息,全面数据协同;借支表单按差旅申请内容自动填录借款信息并提单,不易出错,提高效率。

 

• 商旅订票:通过与第三方商旅、采购平台进行集成对接,提供给员工便捷的订票和在线采购服务,支持在线对账与对公统一结算,员工免垫资、免报销;同时,支持将费用标准直接同步给第三方平台,避免费用超标,实现对费用的有效控制。

 

• 费用报销:为了高效提报,OA可通过多来源系统及流程数据进行快速关联报账;同时对费用金额直接关联预算执行管控。

 

• 单据确认:在报销的整个过程中,通过电子签名技术可以对所有报账数据,如审批记录、原始凭证影像、银行回单、记账凭证等进行电子会计档案存证,保障数据不可被篡改,财务全程数据可追溯。

 

二、全智能报账体验

• 发票归集:现在,发票云提供了快速便捷的发票收集、识别、验真、去重等功能,帮助财务人员解决电子发票作假、重复报销等问题。

 

让发票归集更加自动化,支持扫码、拍照、查验录入、pdf录入,支持微信、支付宝、邮箱、票税宝等第三方发票夹同步发票。

 

• 发起报销:所有类型的发票都可以统一归集到发票中心进行管理;员工批量选择需要报销的发票,一键生成报销单。

 

• 报销审批:审批时OA系统智能审批助手能够自动进行多维度预算及费用标准的检查与管控,分别按个人、部门、客户、项目、合同、合规等多维度展现,并且提供费用明细以及合规检查项的状态提示预警,防范费用超支与超标的风险,辅助决策审批。

 

• 发票签收:用户扫描原始面单上的条形码或二维码,系统自动将纸质单据与电子流程进行匹配,用户审核无误后即可确认签收。用户可以通过收单台账快速查询纸质单据的收揽状态、沟通状态等信息。

 

• 报销支付:支付信息页面可自动获取员工银行账户数据形成支付指令,出纳用户提交后可自动传输至网银或资金系统进行结算支付。银行交易状态可实时查询,支付成功后,网上银行电子回单自动回传至费控平台。

 

• 凭证记账:系统支持根据自定义凭证转换规则自动生成预置凭证,用户可在凭证推送至核算系统前进行凭证预览,流程提交后系统自动推送凭证数据至Sap、Oracle、用友、金蝶等核算系统生成凭证,实现与业务体系的结合。

 

• 数据存证:各审批节点提交后自动生成代表审批人真实意愿、真实身份的电子签章,支持对关键业务流程或关键流转节点的审批过程、表单、凭证等信息进行电子存证,防止数据篡改的同时可对业务全程过程进行追溯。

 

• 移动端快速完成报账:为了提高报账效率,围绕企业日常报销业务的所有环节,用户可以随时随地通过手机或其他智能移动设备轻松完成报账业务。

 

三、对公费用协同管控

费控平台通过与合同或采购系统对接,可实现对公支付的全程电子化管理。

票据数据采集后,根据票面中供应商信息或备注内容等信息自动完成三单匹配,减少人工匹配产生的工作量。

• 付款申请:用户可选择合同信息进行一键发起付款, 相关合同中如已开票金额、应付金额、未付金额等数据及供应商相关收款银行账户信息自动带入付款表单,减少员工手工录入产生的工作量。 同时,通过合同台账和付款执行进度分析,全程掌握合同执行情况;对公预付类业务在报账流程审核通过后可关联预付流程,并可按明细冲销。

 

 • 银企直联,付款结算:通过与银行系统集成对接,出纳用户可以在系统中,将已审批通过的报销单据直接提交生成支付指令,提交后可自动传输至网银或资金系统进行结算支付。银行交易状态可实时查询,支付成功后,网上银行电子回单自动回传至费控平台。

银企直联付款实现自动化的结算支付,减少由于人工操作造成的资金支付风险、同时可以大幅提升企业支付结算效率。

 

• 数据归档:收票或付款后,相关数据可以自动按合同或供应商维度进行存档,便于数据的统计与追溯。

 

• 往来询证:用户可在线申请供应商往来对账询证,通过电子签章技术,可以帮助企业实现询证函、收据等单据及文件的在线用印审批、在线签署的全程电子化管理。

用户可以在线发起询证申请,选择对应供应商后,系统自动抓取相关应收、应付等往来数据,自动套用文件模板形成待签署询证函。经用双方在线签署后形成具有法律效力的电子往来询证函文件。另外,相关询证记录也可以与对应供应商进行关联,方便进行查询。

 

四、业财融合,多系统集成

实现与多异构系统(ERP、CRM、报表、项目、人事、客服、财务、商旅平台、集采、银企直联、影像档案等)的对接集成,实现数据一点输入,多点利用。

 

五、费用报表

系统预置多种预算、费用类报表,可以按照组织、区域、类型、时间进行统计查询,支持数据与图表相结合展现,提供数据穿透钻取。通过与第三方系统对接,可以以配置的方式快速构建更多的费用数据分析报表,提供给各级领导作为决策支撑。

 

全程电子化费控管理平台应用价值

OA通过全程电子化的费用管理解决方案,遵循组织费用的“事前、事中、事后”三阶段控制原则,协助组织实现财务管理及管控升级:

• 对组织财务流程和管控方案的重新梳理和改造

• 实现组织财务管理的规范化、标准化和智能化

• 为后续扩展全面预算或财务共享服务夯实基础

 

 泛微华南业务运营中心成立于2003年,泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展,提供两小时服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件厂商。

在华南区域有22个城市有本地化服务机构,总部设立于深圳,下辖东莞、佛山、珠海、江门、汕头、湛 江、揭阳、河源、韶关、潮州、肇庆、梅州、茂名、湛江,韶关、梅州、南宁、柳州、桂林、贺州、钦 州、河池等华南区域城市以及香港,澳门等区域。

 

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